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Incertidumbres en la estimación de los costes de un proyecto

A pesar de los esfuerzos por realizar un presupuesto preciso, sigue siendo una estimación en condiciones de incertidumbre. Los proyectos únicos están expuestos a riesgos en múltiples aspectos, como su programación y costos.

Las causas de la incertidumbre en los costos del proyecto son diversas e incluyen problemas de escala de precios, discrepancias entre los recursos necesarios y los proyectados, variaciones en las estimaciones de tiempo para actividades y cambios en los requisitos del proyecto.

Estos cambios pueden tener diversas causas, como suposiciones incorrectas del estimador, un mayor conocimiento del comportamiento del proyecto por parte del estimador o el promotor, o modificaciones en las bases legales en las que se realizó la estimación.

Para afrontar esta situación, un gestor de proyectos competente debe anticiparse y tomar medidas adecuadas, incluyendo planes de contingencia en caso de que algunos supuestos del proyecto no se cumplan. Una estrategia eficaz es implementar un enfoque para gestionar el riesgo.

En general, la gestión del riesgo abarca tres áreas: identificación, análisis y respuesta. La identificación implica examinar todas las posibles fuentes de riesgo en el proyecto. El análisis consiste en evaluar el impacto de decisiones mediante la asignación de distribuciones probabilísticas a los resultados. La respuesta implica decidir qué riesgos prepararse, cuáles ignorar y cuáles mantener como potenciales.

Existen diversas metodologías para estimar la probabilidad de cumplir un presupuesto específico. Una de ellas es la simulación, que proporciona información sobre el rango y la distribución de los costos del proyecto. Para ello, es necesario establecer valores pesimistas, optimistas y más probables para cada partida. El valor optimista se alcanza o se supera solo en el 1% o menos de los casos. El valor pesimista se alcanza o se supera solo en el 1% o menos de los casos. Por último, el valor más probable o realista representa la moda de la distribución de los datos.

De esta forma, al igual que se haría en el caso del uso de la distribución Beta para el caso del PERT en la programación de proyectos. Concretamente, el coste medio se obtiene como la sexta parte de la suma del valor optimista, el pesimista y cuatro veces el más probable. De manera análoga, la desviación típica del coste de la partida correspondería a la sexta parte de la diferencia entre el coste pesimista y el optimista. El valor utilizado como cociente en este cálculo de la desviación típica está determinado por el intervalo de confianza deseado.

Las ponderaciones empleadas se fundamentan en una aproximación de la distribución de probabilidades denominada Beta. La elección de esta distribución es arbitraria y no se basa en datos empíricos. Se opta por ella debido a que es una distribución unimodal, no necesariamente simétrica, con extremos finitos y no negativos.

Si se cuenta con un número suficiente de partidas y se asume que el coste de cada una es estadísticamente independiente de las demás, se puede aplicar el Teorema Central del Límite. Esto permite aproximar la distribución del coste total del proyecto a una distribución normal, con la suma de las medias de los costes de cada partida como su media y la suma de las varianzas de cada partida como su varianza. Con la media y la desviación típica de la distribución normal, es posible calcular la probabilidad de cumplir con un presupuesto determinado.

Esta metodología se aplica con el propósito de superar la imprecisión de un problema estocástico, simplificándolo a uno determinístico mediante un cálculo simplificado. En lugar de considerar el coste total de la obra, se sustituye por la suma de las medias de todos los costes. Así, el coste se trata como una variable aleatoria y se introduce un enfoque probabilístico para su determinación, lo cual refleja mejor la realidad. Sin embargo, para que este enfoque sea válido, deben cumplirse las condiciones necesarias para aplicar el teorema central del límite.

A continuación os dejo un ejercicio completamente resuelto que, espero, os sea de interés. Este tipo de problemas forma parte del Curso de gestión de costes y producción de la maquinaria empleada en la construcción. Para los interesados, os dejo este enlace: https://ingeoexpert.com/cursos/curso-de-gestion-de-costes-y-produccion-de-la-maquinaria-empleada-en-la-construccion/

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Referencias:

YEPES, V.; MARTÍ, J.V.; GONZÁLEZ-VIDOSA, F.; ALCALÁ, J. (2012). Técnicas de planificación y control de obras. Editorial de la Universitat Politècnica de València. Ref. 189. Valencia, 94 pp.

YEPES, V. (1997). Equipos de movimiento de tierras y compactación. Problemas resueltos. Colección Libro Docente n.º 97.439. Ed. Universitat Politècnica de València. 253 pág. Depósito Legal: V-4598-1997. ISBN: 84-7721-551-0.

YEPES, V. (2022). Gestión de costes y producción de maquinaria de construcción. Colección Manual de Referencia, serie Ingeniería Civil. Editorial Universitat Politècnica de València, 243 pp. Ref. 442.

YEPES, V. (2023). Maquinaria y procedimientos de construcción. Problemas resueltos. Colección Académica. Editorial Universitat Politècnica de València, 562 pp. Ref. 376. ISBN 978-84-1396-174-3

Cursos:

Curso de gestión de costes y producción de la maquinaria empleada en la construcción.

 

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Los documentos contractuales en la contratación de las obras

El proceso de construcción de una obra implica una serie de etapas que van desde la concepción de la idea hasta la ejecución del proyecto. Una vez se decide contratar la ejecución de las obras, el promotor debe preparar los documentos contractuales para establecer los términos y condiciones que regirán la obra.

En este sentido, la justificación de la solución adoptada, la definición gráfica del trabajo a ejecutar, las condiciones técnicas de los materiales, el coste estimado, la duración y secuencia cronológica de las actividades, así como las condiciones generales y particulares del contrato son elementos clave que deben ser precisados en estos documentos. En este artículo, se profundiza en la importancia de cada uno de ellos para lograr una gestión eficiente de la obra.

Una vez se decide contratar la ejecución de las obras, el promotor debe preparar los documentos contractuales para clarificar los siguientes aspectos:

  • La justificación de la solución adoptada, mediante una memoria.
  • La definición gráfica del trabajo a ejecutar, mediante planos.
  • Las condiciones técnicas de los materiales, equipos e instalaciones, así como la ejecución de los trabajos, en cuanto a la calidad y al nivel de cumplimiento esperado, mediante un pliego de prescripciones técnicas particulares.
  • El coste estimado del trabajo, a través de precios unitarios, generalmente reflejados en un presupuesto.
  • La duración y secuencia cronológica de cada una de las actividades que comprenden la obra, mediante un programa de trabajos.
  • Las condiciones generales del contrato, mediante pliegos administrativos generales, reglamentos y ley.
  • Las condiciones particulares del contrato, donde se especifiquen los derechos y obligaciones de las partes, mediante un pliego de cláusulas administrativas particulares.
  • Las condiciones a cumplir por los ofertantes, incluyendo la documentación a presentar y la valoración prevista de las proposiciones, mediante un pliego de cláusulas administrativas particulares.
  • El propio contrato.

Los documentos necesarios para la contratación de una obra se pueden dividir en dos grupos: técnicos y contractuales. Los cuatro primeros documentos forman el grupo técnico y conforman el proyecto junto con la memoria justificativa de la solución adoptada. El programa de trabajos suele integrarse en esta memoria y, si es necesario, formará parte del contrato. El otro grupo es el de los documentos administrativos, que incluyen las cláusulas generales exigidas por la legislación vigente y las particulares expresadas en el pliego de cláusulas administrativas. Además, este grupo incluye las condiciones del proceso de selección de contratistas y la forma de adjudicación del contrato.

En los procedimientos de contratación tradicionales, estos documentos suelen elaborarse por el proyectista en beneficio del promotor. Sin embargo, algunos promotores importantes, especialmente los públicos, disponen de condiciones generales de contratación y documentos tipo adaptados a sus necesidades.

En procedimientos de contratación en los que el trabajo no se ha definido por completo, el promotor establece un plan general a seguir. Los licitadores deben desarrollar, total o parcialmente, los documentos técnicos mencionados anteriormente por su cuenta, lo que significa que las soluciones propuestas por cada uno se utilizan para valorar y comparar las ofertas.

En definitiva, la elaboración de los documentos contractuales y técnicos necesarios para la contratación de una obra es una tarea crucial que debe realizarse con gran detalle y cuidado. Estos documentos proporcionan las especificaciones técnicas, los términos y condiciones del contrato y otros detalles relevantes para la gestión eficiente de la obra. Es fundamental destacar que la elaboración de estos documentos debe llevarse a cabo por profesionales experimentados en la materia para garantizar la correcta interpretación y cumplimiento de cada uno de los términos y condiciones estipulados. En este sentido, la calidad de los documentos contractuales es un factor fundamental para garantizar el éxito del proyecto de construcción.

Referencias:

PELLICER, E.; YEPES, V.; TEIXEIRA, J.C.; MOURA, H.P.; CATALÁ, J. (2014). Construction Management. Wiley Blackwell, 316 pp. ISBN: 978-1-118-53957-6.

YEPES, V. (2008). Site Setup and Planning, in Pellicer, E. et al.: Construction Management. Construction Managers’ Library Leonardo da Vinci: PL/06/B/F/PP/174014. Ed. Warsaw University of Technology, pp. 102-114. ISBN: 83-89780-48-8.

YEPES, V. (2022). Gestión de costes y producción de maquinaria de construcción. Colección Manual de Referencia, serie Ingeniería Civil. Editorial Universitat Politècnica de València, 243 pp. Ref. 442.

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ADN basura en los proyectos de construcción: el Cuadro de Precios Nº 2

Figura 1. Orden Circular 3/2021 de la Dirección General de Carreteras

La evolución humana nos ha dejado algunos rasgos que han perdido la totalidad o la mayor parte de su función original. Son las llamadas estructuras vestigiales. Así, el coxis humano, el apéndice o las muelas del juicio son características humanas que han quedado obsoletas, pero que, en su momento, tuvieron su razón de ser. También tenemos segmentos de ADN que no contienen información, es decir, que no codifican proteínas. Este ADN basura puede oscilar entre el 75 y el 90 %. No presentan una función conocida, pero sí que es cierto que facilitan la evolución.

Pues en la contratación de obras por parte de la Administración Pública española nos encontramos aún con ese tipo de estructuras vestigiales cuando hablamos de proyectos de construcción. Es el famoso y poco útil Cuadro de Precios Nº 2. Lo mismo se podría decir de la obligatoriedad de indicar el precio en letra del Cuadro de Precios Nº 1, que tenía sentido cuando los proyectos se redactaban a mano y con máquina de escribir, por si no se entendiera el número. La actual tipología de cuadros de precios ha sido establecida por la normativa interna del Ministerio de Fomento (principalmente con la antigua Instrucción para la redacción de proyectos) a lo largo de los años. Ha dado lugar a que se considere, dentro del ámbito de la ingeniería civil, como la única manera correcta de interpretación de la ley y el reglamento.

Para aquellos de vosotros que desconozcáis este misterioso cuadro de precios, diremos que en este documento se refleja el importe de la unidad de obra completa como de las partes. Solo se aplican los precios de forma exclusiva en los casos que sea preciso abonar obras incompletas, cuando por rescisión u otra causa no lleguen a terminarse los contratos. Sin embargo, como argumentaremos a continuación, es muy difícil encontrar hoy en día un Cuadro de Precios Nº 2 bien redactado y útil.

El conjunto de circunstancias en que puede ser de aplicación del Cuadro de Precios Nº 2 cabe resumirse en tres: (véase la publicación El Contrato de Obras y el Contrato de Consultoría y Asistencia):

  1. La necesidad de abonar al contratista, como consecuencia de la resolución del contrato, unidades de obra cuya ejecución haya quedado incompleta, en las que no será de aplicación el precio global que figure en el Cuadro de Precios Nº 1.
  2. La necesidad de establecer, durante la ejecución del contrato, modificaciones al proyecto, que impliquen creación de nuevas unidades de obra y, por consiguiente, el establecimiento de nuevos precios. La determinación de estos precios se efectúa intentando un acuerdo entre Propiedad y Constructor y para ello es fundamental que esté fijada, de modo contractual, una cierta descomposición de los precios de cada unidad de obra en una serie de partidas elementales.
  3. La posibilidad de abono al contratista, en concepto de anticipos, por acopio de materiales o instalaciones y maquinaria ubicadas en la obra, en los límites contemplados en la legislación de contratos públicos, o en las cláusulas usuales que figuran en los contratos privados. Es evidente que en estos casos resulta necesario conocer, como base para la determinación de las cantidades a abonar, la parte imputable, a efectos de coste, de las citadas partidas en la unidad o unidades de obra que sean de aplicación.

Resulta realmente complicado encontrar el origen legislativo del Cuadro de Precios Nº 2. Hoy día, se confunde muchas veces con el presupuesto de precios descompuestos. A modo de ejemplo, la Orden Circular 3/2021 de la Dirección General de Carreteras ofrece la Base de Precios de referencia. Pero si buscamos el Cuadro de Precio Nº 2 (Figura 2), podemos comprobar que dividiendo el precio en mano de obra, maquinaria, resto de obra y materiales, es imposible pagar una obra a medias con esta descomposición.

Figura 2. Ejemplo del Cuadro de Precios Nº 2 de la Orden Circular 3/2021 de la Dirección General de Carreteras

Un Cuadro de Precios Nº 2 bien elaborado debería descomponer el precio en categorías como adquisición, transporte y montaje y pruebas. Asimismo, los precios correspondientes deben coincidir con los del Anejo de Justificación de Precios. Tampoco hay que olvidarse de imputar el coeficiente adoptado de costes indirectos a cada una de las citadas partidas, para que el precio resultante coincida con el del Cuadro de Precios Nº 1 y el propio Anejo de Justificación de Precios. Desde luego, no tiene sentido que los costes indirectos figuren como partida independiente del Cuadro de Precios Nº 2. Además, debido a su carácter contractual, no deben figurar los datos de rendimientos, costes horarios, etc., que han servido de base de los precios. Por último, las Partidas Alzadas de Abono Íntegro no admiten descomposición. No se excluyen, sino que se indica que son “sin descomposición“.

Este tema lo saqué un día a colación en redes sociales y obtuve múltiples interpretaciones al respecto. Os voy a comentar algunas de ellas.

Es evidente que, hoy en día, ninguna Administración Pública quiere pagar obras incompletas, pues el mercado ha evolucionado a lo que era 100 años antes. Salvo alguna excepción (dovelas de túneles o viaductos), todo lo demás en una obra incompleta se negocia. Los materiales no suelen desglosarse, los programas habituales de presupuestos no son útiles para esta descomposición. Además, si hay que hacer un precio nuevo, se pueden utilizar los precios básicos que existan el proyecto; y si no existen, se hace un Proyecto Modificado. Sin embargo, estaríamos frente a un precio contradictorio, que es un concepto diferente al del pago de unidades parcialmente ejecutadas.

Por tanto, tal y como está el mercado actual, la obligación del Cuadro de Precios Nº 2 queda en entredicho, pues resulta anacrónica. Se obliga a los proyectistas a incluir este documento en el proyecto, y se hace mal, en gran parte porque los programas actuales de presupuestos no tratan este tema de forma satisfactoria. Es más, en las Escuelas Técnicas seguimos enseñando cómo se hace este documento, pero siempre es conflictivo, pues se copian las malas prácticas presentes en la realidad.

El problema de fondo es que hacer un Cuadro de Precios Nº 2 bien hecho supone un conocimiento en profundidad de los procedimientos constructivos y reflexionar sobre qué ocurriría a la obra si se interrumpiese en cualquier momento. Desde el punto de vista del aprendizaje del futuro ingeniero es enriquecedor, pues sirve para organizar mentalmente al estudiante. En la práctica, no suele dedicarse tiempo a esta tarea. Al final, la propia Administración Pública claudica y publica normas como la citada Orden Circular 3/2021 de la Dirección General de Carreteras.

Por otra parte, también encontramos contradicciones en la propia Administración Pública. Así comprobamos que en la “Nota de Servicio 1/2019 sobre instrucciones para la redacción de los proyectos supervisados por la Subdirección General de Conservación“, de la Dirección General de Carreteras, se dice que el Cuadro de Precios Nº 2 se limitará a reproducir lo siguiente: “En caso de resolución del contrato únicamente se abonarán las unidades total y correctamente ejecutadas, por lo que a efectos de este Cuadro de Precios Nº 2 todos los precios se consideran SIN DESCOMPOSICIÓN“.

En la Modificación de la Orden Circular nº7/01, instrucciones sobre los aspectos a examinar por las oficinas de supervisión de proyectos en la Dirección General de Carreteras, se dice textualmente lo siguiente (santifica lo incorrecto):

“…se ha comprobado que las exigencias de dicha resolución de 3 de julio de 1985, no añaden calidad al proyecto y sí, en cambio, dificultades añadidas durante su redacción. Con todo ello, esta Dirección General resuelve eliminar el párrafo tercero del apartado 6. Presupuesto, sustituyéndolo por el siguiente:

En el Cuadro de Precios Nº 2 los precios de las unidades de obra vendrán descompuestos en al menos los siguientes conceptos:

      • Materiales
      • Mano de obra
      • Maquinaria
      • Varios si los hubiere
      • Costes indirectos.

En aquellas unidades de obra que contengan elementos prefabricados, se indicará, al menos, los precios de estos elementos a pie de obra, así como de sus elementos auxiliares si los hubiese (juntas, apoyos, anclajes, etc.) y su colocación.

Solo en aquellos precios en los que por su singularidad no pudieran ser descompuestos de la forma antes indicada, podrán definirse como “sin descomposición“.

¿Cuál sería la solución? O se elimina la obligatoriedad en la legislación correspondiente, o se obliga a su cumplimiento. También se puede actualizar o modificar la normativa para adaptarse al mercado actual de la construcción. Igual bastaría un buen cuadro de precios descompuestos de todas las unidades.

Como curiosidad, os dejo la Real Orden de 30 de marzo de 1903, por la que se aprueban modificaciones del formulario y de la instrucción para redactor los proyectos de carreteras, donde aparece explícitamente el Cuadro de Precio Nº 2. Por favor, si alguien sabe de una norma anterior a esta donde se nombre expresamente a este cuadro de precios, se agradecería que lo comunicase para incorporarlo a este artículo. Si queréis un listado de la normativa aplicable actualizada sobre proyectos, podéis acudir a la página siguiente: http://carreteros.org/normativa/proyectos/proyectos.htm

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¿Sirve la técnica del análisis del valor ganado (EVM)?

Una metodología adoptada con frecuencia para realizar un control efectivo de los costes es la del análisis del valor ganado. Permite un control económico-temporal del proyecto considerando las repercusiones económicas que produce un retraso en el plazo. Las variaciones, tanto de tiempo como de coste respecto de la planificación prevista deben ser corregidas, lo antes posible, de modo que el proyecto pueda cumplir los objetivos previstos. Para calcular estas variaciones se definen tres variables básicas (utilizando la nomenclatura propuesta por el Project Management Institute):

  • Coste presupuestado del trabajo planificado (PV).
  • Coste presupuestado del trabajo realizado (EV) o valor ganado.
  • Coste real del trabajo realizado (AC).

PV representa el coste previsto originalmente contra el cual se mide el rendimiento real. Desde el punto de vista del contrato, PV es el presupuesto contratado menos el beneficio previsto por la empresa. Para un período determinado, PV se determina sumando los costes de cada una de las tareas finalizadas y de la parte proporcional de las tareas en curso.

Usando las definiciones anteriores pueden obtenerse las siguientes variaciones (en las que los valores negativos indican un exceso sobre lo previsto):

  • CV (variación del coste) = EV – AC
  • SV (variación del tiempo) = EV – PV

Ambas pueden transformarse en porcentajes:

  • CVP (variación del coste) = (EV – AC) / EV
  • SVP (variación del tiempo) = (EV – PV) / PV

Y también en índices:

  • CPI (índice de coste consumido) = EV / AC
  • SPI (índice de tiempo consumido) = EV / PV

Si los índice son iguales a la unidad, el rendimiento es el previsto. Si son superiores a la unidad, el rendimiento es superior al planeado. Finalmente, si son inferiores a la unidad, su rendimiento es inferior al previsto. Estos índices se utilizan normalmente para predecir tendencias y llevar a cabo acciones correctivas, si fuese necesario.

 

Para entender mejor esta técnica y su formulación, os dejo unos vídeos explicativos sobre el tema. Espero que os gusten.

Referencias:

PELLICER, E.; YEPES, V. (2007). Gestión de recursos, en Martínez, G.; Pellicer, E. (ed.): Organización y gestión de proyectos y obras. Ed. McGraw-Hill. Madrid, pp. 13-44. ISBN: 978-84-481-5641-1. (link)

PELLICER, E.; YEPES, V.; TEIXEIRA, J.C.; MOURA, H.P.; CATALÁ, J. (2014). Construction Management. Wiley Blackwell, 316 pp. ISBN: 978-1-118-53957-6.

YEPES, V.; PELLICER, E. (2008). Resources Management, in Pellicer, E. et al.: Construction Management. Construction Managers’ Library Leonardo da Vinci: PL/06/B/F/PP/174014. Ed. Warsaw University of Technology, pp. 165-188. ISBN: 83-89780-48-8.

YEPES, V.; MARTÍ, J.V.; GONZÁLEZ-VIDOSA, F.; ALCALÁ, J. (2012). Técnicas de planificación y control de obras. Editorial de la Universitat Politècnica de València. Ref. 189. Valencia, 94 pp. Depósito Legal: V-423-2012.